Dataverklaring

1. Data-opslag en verwerkingslocatie

Uw documenten, calculaties en projectgegevens worden gescheiden opgeslagen per bedrijfsaccount. Andere gebruikers of bedrijven hebben geen toegang tot uw data.

Tijdens pilot- en implementatietrajecten (de ontwikkelfase) schakelen wij subverwerkers in, waaronder hosting- en AI- of taalmodeldienstverleners, die uw data kunnen verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). U stemt hiermee in bij het aangaan van een dergelijk traject. Waar daarbij persoonsgegevens worden doorgegeven, baseren wij dit op een geldig doorgiftemechanisme onder de AVG, waaronder de Standard Contractual Clauses.

In de volledig operationele dienst (de productiefase) streven wij ernaar uw data volledig binnen de EER te verwerken. Dit is een inspanningsvoornemen; wij geven hierover geen garantie tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

2. Versleuteling

Elephate.ai past versleuteling toe op meerdere niveaus:

• Tijdens transport: alle communicatie tussen uw browser en onze servers verloopt via SSL/TLS-versleuteling (HTTPS).
• In rust: opgeslagen data wordt versleuteld met AES-256.
• Wachtwoorden: wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn nooit in leesbare vorm beschikbaar, ook niet voor ons.

3. AVG/GDPR-compliance

Elephate.ai voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit houdt onder meer in:

• Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
• U heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens.
• Wij houden een register van verwerkingsactiviteiten bij.
• Bij een datalek melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokken gebruikers, voor zover wettelijk vereist.
• Voor zover wij bij de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens namens u verwerken, treden wij op als verwerker en sluiten wij met u een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Aan door ons ingeschakelde subverwerkers leggen wij ten minste de verplichtingen op die op ons rusten.

4. Delen met derden

Elephate.ai verkoopt uw data nooit en deelt deze niet met derden voor commerciële doeleinden. Uw data wordt uitsluitend gedeeld met:

• Subverwerkers: dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het platform (hosting, authenticatie, AI-dienstverlening). Een actueel overzicht van onze subverwerkers en de landen waarin zij data verwerken is op verzoek beschikbaar.
• Wettelijke instanties: indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Uw geüploade documenten en calculaties worden niet gebruikt om onze modellen of algoritmen te trainen, kalibreren of verfijnen ten behoeve van de algemene werking van het platform, tenzij dit uitdrukkelijk met u is overeengekomen. Uw bedrijfsdata blijft altijd van u.

5. Data-retentie en verwijdering

• Uw projecten en daaraan gerelateerde bedrijfsgegevens bewaren wij zolang de overeenkomst van kracht is. Na beëindiging van de overeenkomst verwijderen wij deze binnen 30 dagen, met uitzondering van gegevens die wij op grond van een wettelijke bewaarplicht langer moeten bewaren.
• U kunt voorafgaand aan beëindiging een export van uw data opvragen.
• Voor account- en persoonsgegevens gelden de bewaartermijnen uit ons privacybeleid.
• Financiële gegevens bewaren wij 7 jaar conform de wettelijke bewaarplicht.

6. Contact

Heeft u vragen over hoe wij met uw data omgaan, of wilt u weten welke subverwerkers wij inschakelen? Neem contact op via contact@elephate.ai of bekijk ons privacybeleid voor meer informatie.